'Benefits' versus projectproducten: de onderschatte strijd tussen doelen en middelen

Projectmanagement verwart middelen te vaak met doelen. We implementeren namelijk geen IT-systeem vanwege het systeem. We optimaliseren geen bedrijfsproces omdat het proces op zichzelf zo mooi is. We realiseren geen aangepast personeelsbeleid vanwege het beleid als zodanig. Enzovoort. Waar het om gaat is dat deze producten gereedschap zijn om 'benefits' (ook bekend als effecten, prestatieverbeteringen, baten) te realiseren. Het is echter verrassend om te zien hoe vaak dit uit het oog wordt verloren. Veel organisaties (h)erkennen dan ook problemen als dat er veelal niet wordt gerealiseerd wat was gehoopt, er projecten zijn die eigenlijk geen bijdrage leveren enz. Dit is precies het speelveld van benefits management!

Veel initiatieven om benefitsmanagement te implementeren lopen stuk vanwege een tunnelvisie waarin slechts de gestructureerde aanpak voldoende aandacht krijgt. De grote valkuil is dat de aandacht voor het proces, hoe belangrijk ook, zal resulteren in een papieren tijger met te grote hoeveelheden (niet geprioritiseerde) baten, uitgebreide profielen, omvangrijke strategie- en plandocumenten, ingewikkelde meetinstrumenten enzovoort, waarmee het doel van prestatieverbeteringgericht sturen volledig wordt gemist.

De filosofie achter benefitsmanagement – i.e. ‘prestatieverbeteringen zijn belangrijker dan projectproducten’ – is niet nieuw. Wel lijkt de wereld van programma- en projectmanagement te zijn doorgeslagen in hun aandacht voor projectproducten. Een ‘mind shift’ is noodzakelijk en juist in een economische recessie relevant. De vier fundamenten van succesvol benefitsmanagement zijn de juiste governance en organisatiecultuur, managementinformatie, volwassen programma- en projectmanagement en een gestructureerde aanpak die is geborgd in de organisatie. Door de juiste balans te vinden tussen deze vier fundamenten kunnen programma en projectmanagement worden gericht op waar het uiteindelijk om gaat: prestatieverbetering
van de organisatie.

Lees het artikel 'Baat bij effectief benefits management' dat door mijzelf en een collega is gepubliceerd in CIO Magazine (oktober 2009).

Productiviteit in projecten

Wie werkt er tegenwoordig niet in projecten? En wie is het oneens met mijn stelling dat er vaak veel te veel geld wordt uitgegeven aan 'iets' (i.e. het resultaat)? Mijns inziens kan of het 'iets' veel meer worden of het geld dat je er aan uitgeeft veel minder. Kortom: baanbrekende productiviteitswinst is niet per definitie een illussie.

Normaliter is er in dit verband veel aandacht voor processen, tooling et cetera, maar zijn sociaal-organisatorische maatregelen opvallend ondergewaardeerd. In het artikel Vooroordelen frustreren projectresultaat beschrijven een collega en ikzelf 4 foutieve paradigma's/aannames die productiviteit in projecten negatief beinvloeden, waarbij juist de 'human-side' van productiviteit centraal staat.

De contra-productieve paradigma's zijn:

1. Meer mensen genereren meer output.
2. Multitasken is effectief.
3. Iedereen is gelijk.
4. Ruimte taakschattingen vergroten de kans op projectsucces.

De oplossing is eenvoudig: zet een aantal vastgeroeste (aan mens-zijn inherente) ideeën op de helling! Ik ben van mening dat we het hier over productiviteitwinsten van minimaal (!) 100% hebben, maar hoor graag wat de tegenargumenten (of juist aanvullingen) zijn.

Rol management bij projectfalen

Het projectmanagement wordt doorgaans genoemd als belangrijkste factor voor projectsucces. Vreemd genoeg worden de oorzaken van projectmislukkingen bijna altijd toegeschreven aan externe, niet of nauwelijks te beïnvloeden factoren die buiten bereik van de projectmanager liggen. In een artikel dat ik samen met een collega in IPMA-vakblad Projectie heb gepubliceerd (april 2009) betogen we dat projectmanagers - vaker dan men wil beseffen - zelf de voedingsbodem voor 'failure' creëren.

Klik op de bovenstaande afbeelding om het artikel in PDF-formaat te lezen/downloaden.

Blog geboren!

Welkom op mijn net geboren blog!

Inmiddels ben ik sinds 1.5 a 2 jaar aan het werk als 'business consultant' (met name op het gebied van projectportfolio-, programma- en projectmanagement). Mooiste daaraan vind ik niet eens het werk op zichzelf, maar juist alles er om heen; de sociale processen binnen organisaties c.q. programma's/projecten, de politiek die speelt, hoe sommige mensen zichzelf verbluffend genoeg in stand weten te houden, de mate waarin veranderinitatieven steeds opnieuw falen enzovoort.

Als eigenwijze, jonge hond in het vak verbaast het me vaak hoe makkelijk zaken als "vanzelfsprekend" en "zo werkt het nu eenmaal" worden gezien. Iedereen heeft tegenwoordig titels in bedrijfkunde en toch zijn er - positief geformuleerd - maar weinig organisaties die ik georganiseerd en succesvol zou willen noemen. Welke progressie maken we nu eigenlijk als adviseurs/managers?!

Op mijn blog lijkt het me leuk om met anderen een aantal van deze zaken te bespreken...